Bestandsaufnahme, Liegenschaft auswählen und auswerten:
Zunächst werden geeignete Liegenschaften ausgewählt und Voruntersuchungen durchgeführt. Dabei sind die jeweils geltenden Vorgaben einzuhalten (z. B. haushaltsrechtlich).
Ausschreibung vorbereiten, Ziele und Anforderungen definieren, Zuständigkeiten klären:
Im Unterschied zu privatwirtschaftlichen Unternehmen sind öffentliche Auftraggeber bei der Angebotseinholung und der Auftragsvergabe an die Einhaltung formeller Vergaberichtlinien (VOB/A für Bauleistungen, VOL/A für sonstige Leistungen) gebunden. Daher werden in diesem Schritt die wesentlichen Vorgaben für die Auftragsvergabe des Projekts erarbeitet. Dies ist zum Beispiel die Entscheidung für das ein- oder zweistufige Verfahren oder die Vorgabe von Pflichtmaßnahmen. Im Vorfeld der Ausschreibung sind zudem Genehmigungen, Vollmachten und Berechtigungen für den Abschluss des Vertrags zu klären.
Vergabeordnung wählen:
Der Erfolgsgarantie-Vertrag ist ein typengemischter Vertrag. Er enthält Bauleistungs- und Dienstleistungsanteile. Als Vergabeordnung kommen daher sowohl die VOB/A als auch die VOL/A in Frage. Zu wählen ist diejenige Vergabeordnung, in welcher der Schwerpunkt der Leistungen zu erwarten ist. Die Auswahl hängt dabei nicht von den tatsächlichen Ergebnissen der Ausschreibung, sondern von der Einschätzung des Auftraggebers im Vorfeld ab, welche Maßnahmen zur Energieeinsparung voraussichtlich von den Bietern vorgeschlagen werden. Beim Energiespar-Contracting liegt der Schwerpunkt in der Regel im Bereich der Bauleistungen und damit im Geltungsbereich der VOB/A. Inzwischen gibt es jedoch auch Projekte mit hohem Dienstleistungsanteil, die nach VOL/A ausgeschrieben werden. Dies ist zum Beispiel bei sehr geringem Sanierungsbedarf der Fall, wenn das Know-how des Contractors zur Anlagenoptimierung im Vordergrund steht.
Vergabeverfahren festlegen:
Nach Wahl der Vergabeordnung stellt sich die Frage, welches Vergabeverfahren zulässig und sinnvoll anzuwenden ist (offenes, nicht-offenes Verfahren oder Verhandlungsverfahren). Das geeignete Verfahren für die Vergabe von Energiespar-Contracting ist in der Regel das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb, wie es bei einer europaweiten Vergabe und in Liegenschaften der Verteidigung und Sicherheit angewandt werden kann.
Vergabeunterlagen zusammenstellen – Baseline erstellen:
In den Vergabeunterlagen werden die Gebäude und technischen Anlagen dokumentiert und alle Festlegungen zusammengestellt. Aus den Energiekosten eines Referenzjahres wird die sogenannte Baseline erstellt, die den Bietern als Bezugsgröße für die Ermittlung der Einspargarantie dient.
Vergabebekanntmachung:
Sind die Vergabeunterlagen fertiggestellt, kann die Vergabebekanntmachung veröffentlicht werden. Dies erfolgt bei europaweiten Ausschreibungen im elektronischen Amtsblatt der Europäischen Union. Mit der Absendung der Vergabebekanntmachung beginnt das Vergabeverfahren. Regelfall im Contracting ist das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb.
Teilnahmewettbewerb:
In zweistufigen Vergabeverfahren dient der Teilnahmewettbewerb dazu, die Zahl der Bieter zu reduzieren, die anschließend zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden. Dazu prüft der Auftraggeber die Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit und Gesetzestreue der Bewerber. Aus den eingegangenen Bewerbungen werden geeignete Bieter ausgewählt. Dies entspricht der Eignungsprüfung im einstufigen Verfahren.