Umsetzung von Energiespar-Contracting

Bestandsaufnahme, Liegenschaft auswählen und auswerten:

Zunächst werden geeignete Liegenschaften ausgewählt und Voruntersuchungen durchgeführt. Dabei sind die jeweils geltenden Vorgaben einzuhalten (z. B. haushaltsrechtlich). 

Ausschreibung vorbereiten, Ziele und Anforderungen definieren, Zuständigkeiten klären:

Im Unterschied zu privatwirtschaftlichen Unternehmen sind öffentliche Auftraggeber bei der Angebotseinholung und der Auftragsvergabe an die Einhaltung formeller Vergaberichtlinien (VOB/A für Bauleistungen, VOL/A für sonstige Leistungen) gebunden. Daher werden in diesem Schritt die wesentlichen Vorgaben für die Auftragsvergabe des Projekts erarbeitet. Dies ist zum Beispiel die Entscheidung für das ein- oder zweistufige Verfahren oder die Vorgabe von Pflichtmaßnahmen. Im Vorfeld der Ausschreibung sind zudem Genehmigungen, Vollmachten und Berechtigungen für den Abschluss des Vertrags zu klären.

Vergabeordnung wählen:

Der Erfolgsgarantie-Vertrag ist ein typengemischter Vertrag. Er enthält Bauleistungs- und Dienstleistungsanteile. Als Vergabeordnung kommen daher sowohl die VOB/A als auch die VOL/A in Frage. Zu wählen ist diejenige Vergabeordnung, in welcher der Schwerpunkt der Leistungen zu erwarten ist. Die Auswahl hängt dabei nicht von den tatsächlichen Ergebnissen der Ausschreibung, sondern von der Einschätzung des Auftraggebers im Vorfeld ab, welche Maßnahmen zur Energieeinsparung voraussichtlich von den Bietern vorgeschlagen werden. Beim Energiespar-Contracting liegt der Schwerpunkt in der Regel im Bereich der Bauleistungen und damit im Geltungsbereich der VOB/A. Inzwischen gibt es jedoch auch Projekte mit hohem Dienstleistungsanteil, die nach VOL/A ausgeschrieben werden. Dies ist zum Beispiel bei sehr geringem Sanierungsbedarf der Fall, wenn das Know-how des Contractors zur Anlagenoptimierung im Vordergrund steht.

Vergabeverfahren festlegen:

Nach Wahl der Vergabeordnung stellt sich die Frage, welches Vergabeverfahren zulässig und sinnvoll anzuwenden ist (offenes, nicht-offenes Verfahren oder Verhandlungsverfahren). Das geeignete Verfahren für die Vergabe von Energiespar-Contracting ist in der Regel das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb, wie es bei einer europaweiten Vergabe und in Liegenschaften der Verteidigung und Sicherheit angewandt werden kann.

Vergabeunterlagen zusammenstellen – Baseline erstellen:

In den Vergabeunterlagen werden die Gebäude und technischen Anlagen dokumentiert und alle Festlegungen zusammengestellt. Aus den Energiekosten eines Referenzjahres wird die sogenannte Baseline erstellt, die den Bietern als Bezugsgröße für die Ermittlung der Einspargarantie dient.

Vergabebekanntmachung:

Sind die Vergabeunterlagen fertiggestellt, kann die Vergabebekanntmachung veröffentlicht werden. Dies erfolgt bei europaweiten Ausschreibungen im elektronischen Amtsblatt der Europäischen Union. Mit der Absendung der Vergabebekanntmachung beginnt das Vergabeverfahren. Regelfall im Contracting ist das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb.

Teilnahmewettbewerb: 

In zweistufigen Vergabeverfahren dient der Teilnahmewettbewerb dazu, die Zahl der Bieter zu reduzieren, die anschließend zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden. Dazu prüft der Auftraggeber die Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit und Gesetzestreue der Bewerber. Aus den eingegangenen Bewerbungen werden geeignete Bieter ausgewählt. Dies entspricht der Eignungsprüfung im einstufigen Verfahren.

Angebotserstellung / Grobanalyse:

Die ausgewählten Bieter werden mit dem Versand der Vergabeunterlagen aufgefordert Maßnahmen zur Energiekosteneinsparung, das damit verbundene Einsparpotenzial, die erforderlichen Investitionen und die CO2-Einsparungen im Rahmen einer Grobanalyse zu ermitteln. Zu diesem Zweck wird den Bietern Gelegenheit gegeben, die Liegenschaft(en) zu besichtigen.

Angebotsbewertung:

Die Angebote sind auf Vollständigkeit und Plausibilität zu prüfen; offene Fragen sind dem Contractor vor den Verhandlungen zuzuleiten. Die wirtschaftliche Bewertung von Energiespar-Contracting erfolgt grundsätzlich nach Maßgabe der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit und wird in einer Nutzwertanalyse beurteilt.

Verhandlungsgespräche:

Die Angebotsverhandlungen dienen im Wesentlichen dazu, die Vergleichbarkeit der Angebote herzustellen und ihre Wirtschaftlichkeit zu optimieren.

Wirtschaftlichkeitsvergleich mit Eigenbau:

Das wirtschaftlichste Angebot kann im Rahmen des Wirtschaftlichkeitsvergleichs mit einer Eigenbesorgung verglichen werden. Hierzu stellen die Haushaltsordnungen der staatlichen Gliederungsebenen unterschiedliche Anforderungen auf. In der Regel dürfte ein ESC wirtschaftlicher sein, da üblicherweise sowohl der höhere Umfang der Investitionen als auch der Zeitrahmen der Umsetzung unter Einbindung eines Dienstleisters zu höheren – und zudem garantierten – Energiekosteneinsparungen führen. Die individuelle Bewertung obliegt dem Auftraggeber im konkreten haushaltsrechtlichen Umfeld.

Vertragsabschluss:

Ist der wirtschaftliche Vorteil der Contracting-Lösung gegeben wird der Erfolgsgarantie-Vertrag mit dem Bestbieter abgeschlossen. Der Erfolgsgarantie-Vertrag regelt unter anderem die vom Contractor abgegebene Garantie über die Energiekosteneinsparung, die Beteiligung des Auftraggebers an der garantierten Energiekosteneinsparung sowie die Höhe der garantierten Investitionen in Energiesparmaßnahmen. Im Rahmen der Verhandlungen vorgenommene Änderungen sind zwingend in die Vertragsunterlagen aufzunehmen.

Feinanalyse:

In der Feinanalyse überprüft und verifiziert der Energiespar-Contractor die in der Angebotsphase ermittelten Energieeffizienzmaßnahmen und verfeinert und detailliert diese. Dabei kann das Maßnahmenpaket aus der Grobanalyse unter Beachtung aller vertraglichen Vorgaben des Auftraggebers noch angepasst werden, wenn durch andere oder zusätzliche Maßnahmen ein gleichwertiges Ergebnis erzielt werden kann. Die Kosten für die Feinanalyse und der Zeitbedarf (etwa ein bis vier Monate) werden vom Bieter bereits im Angebot benannt.

1. Leistungsphase

Planung:

Auf Basis seiner Analyse plant der Contractor die Energieeffizienzmaßnahmen im Detail. Maßnahmenänderungen im Vergleich zum Angebot sind nur nach Zustimmung durch den Nutzer (= AG) zulässig.

Freigabe Planung:

Die vorgeschlagenen Maßnahmen sind auf Plausibilität und auf Übereinstimmung mit dem Angebot zu überprüfen.

Maßnahmenumsetzung:

Im Zuge der Energiesparmaßnahmen werden Anlagen oder Komponenten ausgebaut und gegen effiziente Technik ersetzt bzw. ergänzt. Der Contractor tätigt die dazu erforderlichen Investitionen.

Abnahme:

Der letzte Schritt ist die Abnahme sämtlicher Energiesparmaßnahmen durch den Auftraggeber.

Garantie/Instandhaltung:

Ab der Abnahme beginnt die Garantiephase und der Contractor haftet für die vertraglich garantierten Energiekosteneinsparungen (Hauptleistungsphase). Am Ende einer Abrechnungsperiode (in der Regel einmal pro Jahr) legt er eine Jahresbilanz vor - aus dieser geht hervor, ob die Einsparungen erreicht oder nicht erreicht wurden.

Prüfung Abrechnung/Vergütung:

Der Contractor bereinigt i. d. R. die Abrechnungen. Hierbei werden vom Nutzer verursachte Mehrverbräuche z. B. aufgrund von defekten Anlagen oder längeren Nutzungszeiträumen herausgerechnet - diese sind genauestens zu prüfen und ggf. zu korrigieren. Minderverbräuche, die auf Maßnahmen des Nutzers/ Bauamtes zurückzuführen sind, müssen ebenfalls berücksichtigt werden und Inhalt des Jahresberichtes sein.