In der Vorbereitungsphase werden alle notwendigen Grundlagen für die eigentliche Prüfung vor Ort geschaffen. Zunächst werden die Unterlagen für die Prüfung zusammengestellt. Dazu übermittelt das BAFA bzw. die KfW unter Einhaltung der Datenschutzbedingungen die Fallakte zu dem Prüffall an die dena. Die Mitarbeitenden der dena sichten die übermittelten Unterlagen und ergänzen sie durch verschiedene Prüfvorlagen. Hierzu gehören beispielsweise eine Checkliste für die Prüfung und detaillierte Informationsmaterialien zu dem betreffenden Fördermodul.

Die Unterlagen dienen der korrekten Vorbereitung und späteren Dokumentation der Förderprüfung durch die Fachprüferinnen und Fachprüfer. Durch diesen Prozess wird die Fallakte zur Prüfakte, welche die Grundlage für die weitere Prüfung ist.

Der nächste Schritt ist die Zuteilung des Prüffalls zu einem passenden Fachprüfer oder einer Fachprüferin. Hier spielen vor allem die regionalen Standorte der Prüfenden eine Rolle.

Anschließend folgt die Vereinbarung eines Prüftermins. Dazu kontaktiert die Fachprüferin bzw. der Fachprüfer diejenige Person im zu prüfenden Unternehmen, die den Förderantrag laut vorliegenden Informationen von BAFA bzw. KfW betreut hat, und vereinbart einen Termin für die Besichtigung vor Ort. Der Termin wird so gelegt, dass alle relevanten Personen und Unterlagen bei der Prüfung verfügbar sind.

Neben der Vereinbarung eines Prüftermins lässt die Fachprüferin bzw. der Fachprüfer dem Unternehmen weitere relevante Dokumente zukommen, damit dieses sich auf den Prüfungstag vorbereiten kann. In diesem Zuge erhält das Unternehmen eine Prüftag-Agenda und eine Liste der vorzuhaltenden Unterlagen. Auf dieser Grundlage können alle relevanten Dokumente vorbereitet und die richtigen Personen zum richtigen Zeitpunkt eingebunden werden. Zudem kann das Unternehmen auf Basis der Agenda die Prüfung in seinen Tagesablauf einplanen. Zusätzlich enthalten die Dokumente eine Einwilligung zur Fotodokumentation, welche vom Unternehmen unterschrieben werden muss.

Um am Prüfungstag gut auf die Prüfungsinhalte vorbereitet zu sein, arbeitet sich die oder der Fachprüfende auf Basis aller vorhandenen Unterlagen und Begleitdokumente in den Förderfall ein.