STELLENANZEIGE

Zur weiteren Verstärkung unseres Teams am neuen Standort (EUREF-Campus) suchen wir zum 01. Oktober 2020 – zunächst befristet für 2 Jahre mit der Option auf eine dauerhafte Übernahme – einen engagierten

Office Manager (m/w/d) in Vollzeit

Über die dena
Auftrag der dena ist es, einen Beitrag zum Gelingen der Energiewende zu leisten. Mit ihren rund 200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern versteht sie sich als Kompetenzzentrum für Energieeffizienz, erneuerbare Energien und intelligente Energiesysteme. Als „Agentur für angewandte Energiewende“ trägt sie zum Erreichen der energie- und klimapolitischen Ziele bei, indem sie Lösungen entwickelt und in die Praxis umsetzt, national und international. Dafür bringt sie Partner aus Politik und Wirtschaft zusammen, über alle Branchen hinweg. Die Gesellschafter der dena sind die Bundesrepublik Deutschland und die KfW Bankengruppe.

Ihre Aufgaben

In Ihrer Funktion arbeiten Sie sowohl der Geschäftsführung als auch den ansässigen Teams zu und nehmen damit eine wichtige Schnittstelle beim Aufbau unseres zweiten Standorts ein.

Folgende Aufgabenbereiche würden Sie selbstständig managen:
  • Organisation der Abläufe im Empfangssekretariat
  • Betreuung der Telefonzentrale
  • Empfang von Kunden, Geschäftspartnern und Lieferanten
  • Telefonats-/ Terminorganisation (national/international)
  • administrative und organisatorische Unterstützung der vor Ort ansässigen Projektteams
  • Reiseplanung und –organisation inkl. Reisekostenabrechnung und Beschaffung von Devisen
  • Bearbeitung der Korrespondenz (Brief und E-Mail) und Abwicklung von Kuriersendungen, national und international
  • Büromaterialverwaltung
  • Betreuung und Bewirtung der Gäste (inkl. Organisation von Cateringmaßnahmen)
  • Vorbereiten der Veranstaltungs-/Besprechungsräume; Bereitstellung der Tagungstechnik sowie die Überwachung der Raum- und Arbeitsplatzbuchungen
  • Koordinieren und Kontrollieren des Hausmeisterservice und der Reinigungsfirma, im Bedarfsfall Veranlassen/Beauftragen der Behebung von Mängeln

Ihr Profil

  • Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation sowie mehrjährige Berufserfahrung im beschriebenen Aufgabenumfeld
  • Eigenständige, strukturierte Arbeitsweise und vorausschauendes Denken
  • Effiziente Arbeitsweise, auch unter hohem Arbeitsaufkommen – Fähigkeit zu priorisieren
  • Ausgeprägtes Organisationstalent, sehr gute Kommunikationsfähigkeit, sowie höfliche Umgangsformen
  • Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, weitere Fremdsprachenkenntnisse sind von Vorteil
  • Gute EDV-Kenntnisse, insbesondere MS Office