STELLENANZEIGE

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt - zunächst befristet für 2 Jahre mit der Option der dauerhaften Übernahme - eine motivierte und engagierte

Projektassistenz (m/w/d) im Team Digitalisierung

Über die dena
Auftrag der dena ist es, einen Beitrag zum Gelingen der Energiewende zu leisten. Mit ihren rund 200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern versteht sie sich als Kompetenzzentrum für Energieeffizienz, erneuerbare Energien und intelligente Energiesysteme. Als „Agentur für angewandte Energiewende“ trägt sie zum Erreichen der energie- und klimapolitischen Ziele bei, indem sie Lösungen entwickelt und in die Praxis umsetzt, national und international. Dafür bringt sie Partner aus Politik und Wirtschaft zusammen, über alle Branchen hinweg. Die Gesellschafter der dena sind die Bundesrepublik Deutschland und die KfW Bankengruppe.

Ihre Aufgaben

  • Projektcontrolling inklusive Abstimmung mit der Finanzierungsstelle bzw. dem Auftraggeber
  • Interne Abwicklungsprozesse mit den beteiligten Schnittstellen im Haus (Buchhaltung, Controlling, Verwaltung)   
  • Pflege von Online-Tools, z.B. zu Prozess- und Wissensmanagement, projektbezogene Ablage und Dokumentation, sowie weiteren Tätigkeiten der Projektadministration
  • Telefonische und schriftliche Kommunikation mit Projektpartnern zur Abstimmung administrativer Prozesse (z.B. Veranstaltungsvorbereitung, Vertragshandling, Terminvereinbarungen)
  • Prüfung, Lektorat und ggfs. Erstellung von Projektanträgen und Quartalsberichten
  • Mitarbeit bei der Projektbearbeitung, z.B. bei Angebotskalkulation, Beauftragungen, Rechnungslegung, Ausschreibungsverfahren
  • Ggf. Office Management: Gästeempfang, Vorbereitung der Besprechungs-/Arbeitsräume, Koordination der Raumbelegungen,
  • Bearbeitung von Posteingang und -ausgang
  • Bestellung von Bewirtungsartikeln für Gäste und Mitarbeiter
  • Bestellung und Ausgabe von Büro-/Arbeitsmaterial, Schnittstelle zur Hausverwaltung

Ihr Profil

  • Eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung oder Studium im kaufmännischen/administrativen Bereich oder einschlägige Erfahrung in den Bereichen Rechnungswesen und Controlling
  • Berufserfahrungen im Umfeld des Projektmanagements bzw. der Projektadministration und idealerweise Erfahrung mit der Abwicklung öffentlich geförderter Projekte
  • Sie verfügen ein ausgeprägtes Organisationstalent und sind routiniert im Umgang mit einschlägigen Projektmanagement- und Controlling-Tools und den MS Office Programmen
  • Sie sind sehr zuverlässig und arbeiten eigenständig und strukturiert
  • Sie haben eine ausgeprägte Kommunikationskompetenz in Wort und Schrift in der deutschen Sprache
  • Fremdsprachenkenntnisse sind von Vorteil
  • Sie punkten mit einem Blick fürs Detail und lassen sich auch bei vielfältigen Aufgaben nicht so leicht aus der Ruhe bringen
  • Sie haben Interesse, in einem dynamischen Umfeld mit einem engagierten Kollegenkreis zu arbeiten und bringen sich  gern in das Team ein